Personvernerklæring

• Når du har bedt om innsyn etter offentlighetsloven

• Når du har meldt deg på et kurs eller seminar i regi av Dønna 

• Når du abonnerer på nyheter fra oss

• Når sender oss en henvendelse eller søknad

• Når du har mottatt eller sendt brev eller e-post fra/til Dønna kommune

 

 

• En klage eller tilsynssak inneholder opplysninger om deg

• Vi mottar opplysninger om deg fra et annet offentlig organ

• En jobbsøker har oppgitt deg som referanse

 

Du kan be om en kopi av alle opplysninger vi behandler om deg.

 

Du kan utøve dine rettigheter ved å sende e-post til post@Dønna.kommune.no eller ved å kontakte vårt personvernombud. Du har krav på svar uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager.

 

Kravet ditt vil i utgangspunktet behandles kostnadsfritt, men vi kan kreve administrasjonsgebyr dersom det innebærer mye kopiering på papir.

 

 

 

Du kan be oss rette eller supplere opplysninger som er feilaktige eller misvisende.

 

 

I gitte situasjoner kan du be oss slette opplysninger om deg selv. 

 

 

 

I noen situasjoner kan du også be oss begrense behandlingen av opplysninger om deg.

 

 

Dersom vi behandler opplysninger om deg uten å ha innhentet ditt samtykke, har du rett til å protestere på vår behandling av opplysninger om deg. Retten til å protestere gjelder ikke i følgende tilfeller:

 

• Personopplysningene er nødvendige for å utføre en avtale du har med kommunen

• Vi er pålagt ved lov å behandle personopplysningene dine

 

 

Hvis du besøker nettsiden vår er det frivillig om du vil oppgi personopplysninger i forbindelse med tjenester som å abonnere på nyhetsbrev, benytte delefunksjonalitet eller gi tilbakemelding på sideinnhold. Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, hvis ikke annet er spesifisert.

 

For å kunne lage et brukervennlig nettsted ser vi på brukermønsteret til de som besøker nettstedet. Opplysninger som samles inn er søkeord og antall besøkende på sidene.

 

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside, for eksempel donna.kommune.no. Lagring av opplysninger og behandling av disse opplysningene er ikke tillatt med mindre bruker både har blitt informert om og har gitt sitt samtykke til behandlingen. Brukeren skal få vite om og godkjenne hvilke opplysninger som behandles, hva formålet med behandlingen er og hvem som behandler opplysningene, jf ekomloven § 2-7b. Informasjon om informasjonskapsler vises i bunnen av hjemmesiden. Ingen av informasjonskapslene gjør at vi kan knytte informasjon om din bruk av nettstedet til deg som enkeltperson. Du kan selv administrere bruk av informasjonskapsler.

 

 

ASP.NET_SessionId

Denne informasjonskapselen brukes for at publiseringsløsningen skal fungere. Utløper når nettleserøkten avsluttes.

SimpleSAMLSessionID

Denne informasjonskapselen brukes når du logger inn på Min side gjennom ID-porten. Utløper når nettleserøkten avsluttes.

PHPSESSID

Denne informasjonskapselen brukes til å holde språkpreferanser, eventuelle formularlogikker på tilbakemeldinger. Når brukeren er logget inn brukes kapselen til å holde brukeren innlogget. Utløper når nettleserøkten avsluttes.

cpc_font, cpc_fontsize, cpc_linkmark etc

Informasjonskapsler som brukes dersom brukeren har brukt visningsalternativene (eks endret skrifttype) på hjemmesiden. Utløper etter et år.

 

 

På nettvett.no kan du lese hvordan du stiller inn nettleseren for å godta/avvise informasjonskapsler, og få tips til sikrere bruk av internett.

 

Arkivtjenesten er ansvarlig for behandling av personopplysninger lagret i kommunens sak- og arkivsystemer. Personopplysninger hentes fra Folkeregisteret og benyttes i arkivsystemet for å kunne sende ut brev, og for å lette gjenfinning og innsyn. Vi behandler personopplysninger i arkivsystemer etter lovpålagte arkivformål.

 

Vi er pålagt å ha arkiver. Opplysninger som registreres varierer fra person til person og kan gjelde ansatte i kommunen, brukere av kommunens tjenester og kan inkludere kontakt du har hatt med kommunen.

 

Alle offentlige organer, som kommuner, har en direkte plikt etter arkivloven § 9 til å føre arkiv. Opplysningene innhentes og oppbevares etter personopplysningsloven § 9. De skal ikke slettes eller korrigeres, etter personopplysningsloven § 17.

 

Vi behandler opplysninger som navn, fødselsnummer, adresse, telefonnumre og e-postadresser. Andre opplysninger som kan finnes om deg i våre registre er helseopplysninger, nummerskilt på bil, eiendomsregister, medlemskap i organisasjoner, lag og foreninger, etnisk tilhørighet, legning, livssyn m.m. Noen av disse opplysningene er sensitive personopplysninger og har et særlig vern. Tilgangen til opplysninger er begrenset og våre saksbehandlere har taushetsplikt.

 

Dokumenter som kommer inn til eller går ut fra kommunens sak- og arkivsystem blir registrert på kommunens Postliste. Ingen dokumenter ligger åpent her. Interesserte må aktivt be om innsyn, også når dokumentene er offentlige. Innsynskrav blir behandlet fortløpende.

 

Plansaker og politiske saker publiseres fortløpende på Digitalt planarkiv og i Møtekalender. Disse dokumentene ligger åpent på nett og kan leses i fulltekst uten å be om innsyn.

 

Opplysninger som er unntatt fra offentlighet med hjemmel i lov, vil kun være tilgjengelige for ansvarlig saksbehandler og eventuelle parter i saken. Det er ansvarlig saksbehandler som avgjør om opplysningene skal unntas fra offentligheten jfr. lovverket.

 

Opplysningene er hentet for arkivformål direkte fra den registrerte personen, for eksempel via nettskjema, nasjonale registre som folkeregisteret eller matrikkel (eiendomsregisteret).

 

Opplysninger kan også være hentet via skolegang, sykehjemsopphold eller andre forhold som enkeltpersoner har eller har hatt med kommunen (arbeidsforhold, klientforhold, pasientforhold m.m.).

 

Opplysningene er innhentet uten samtykke jfr. personopplysningsloven § 9. Dette fordi kommunen har plikt etter arkivloven § 6 til å holde arkiv.

 

Alle brukere av sak- og arkivsystem har tilgang til å lese offentlige opplysninger, som for eksempel navn, adresse og fødsels- og personnummer. Kun de som har tjenestemessig behov for tilgang til personopplysninger som ikke er offentlige, kan se opplysningene i sak- og arkivsystemene i Dønna kommune.

 

Systemet loggfører hvem som har lest eller redigert opplysninger.

 

Gjennom kommunens elektroniske løsninger vil en del informasjon om deg kunne overføres til eksterne mottakere, som NAV, sykehus, Utdanningsdirektoratet osv. Ingen opplysninger blir utlevert fra arkivsystem til andre fagsystemer uten godkjent databehandleravtale.

 

Henvendelser om innsyn i personopplysninger kan rettes til post@donna.kommune.no

 

Du kan også sende brev til vår postadresse Dønna kommune, krunhaugen 1, 8820 Dønna.

 

Personvernombud i Dønna kommune er Ståle Sjøvoll (felles for mange kommuner på Helgeland). Du kan kontakte Ståle Sjøvoll på tlf 952 54 427, eller ved å sende e-post til stale.sjovoll@digihelgeland.no

 

 

Kommunen behandler opplysninger om ansatte for å administrere lønn og arbeidsforhold. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel persondata (navn, fødselsnummer, kontonummer, adresse, bokommune, e-post), lønnsnivå, ev trekk i lønn, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet. Andre opplysninger om ansatte er knyttet til vedkommendes arbeidsinstruks og tilrettelegging av vedkommendes arbeid.

 

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b), behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale den registrerte er part i.

 

Dessuten registreres det opplysninger i tilknytning til nøkkeladministrasjon av inn- og utpasseringer, og opplysninger om tilgangsstyring i IT-systemet. Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven. Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområdet regnes å være offentlige opplysninger, og kan publiseres på våre nettsider.

 

Alle tidligere og nåværende ansatte har en personalmappe i vårt arkivsystem. 

 

Her blir blant annet stillingssøknaden arkivert/oppbevart. Personalmapper skal bevares (det vil si at stillingssøknaden ikke blir slettet eller makulert). Personalmapper blir ryddet ved utløp av arbeidsforholdet. Personalmapper skal avleveres til arkivdepot. Tilgangen til mappene er begrenset til tjenestlig behov.

 

Dersom du søker jobb hos oss, trenger vi å behandle opplysninger om deg for å vurdere din søknad.

 

Alle stillingssøknader som sendes til oss via vårt rekrutteringssystem blir journalført i postjournal. Disse blir lagret i vårt elektroniske arkiv i omlag ett år før de makuleres. Alle andre dokumenter, slik som søkerlister og innstillinger, samt alle stillingssøknader på ledernivå, bevares.

 

Kommunen har i dag en hybrid IKT-driftsmodell der Alstahaug er vertskommune for kommunens IT-løsninger. Alstahaug drifter egen infrastruktur med et lokalt virtuelt servermiljø og skyløsninger som driftes av leverandøren. Fagsystemene driftes av egne ressurser med bistand fra systemleverandør ved behov. Nettsidene til Dønna kommune er hostet hos CustomPublish som er en norsk leverandør. Det er en kobling mellom nettsidene og kommunens sak/arkiv system som gjør det mulig å publisere møtekalender og postliste, samt be om innsyn i dokumenter.

 

Våre beskyttelsesverdige opplysninger ligger i vårt arkivsystem ESA og fagsystemer i sikker sone. Fjerntilgang ved bistand blir gitt og kontrollert av oss. Våre største databehandlere er Alstahaug kommune, Visma, Serit, CompuGroup Medical, Acos og Evry. Visma er leverandør av flere fagsystemer hos oss og Serit er samarbeidspartner for teknisk bistand på infrastruktur. CompuGroup Medcal leverer fastlegens fagsystem WinMed, Acos er leverandør av pasientjournalsystemet CosDoc. Evry er leverandør av kommunens sak/arkiv system.